Wydaje się na wniosek sądu lub innego organu państwowego, osoby, której akt dotyczy, jego wstępnego(rodzice, dziadkowie, pradziadkowie), zstępnego(dzieci, wnukowie, prawnukowie), rodzeństwa, małżonka, lub przedstawiciela ustawowego. W/w dokumenty mogą być wydane na wniosek innej osoby niż w/w, która wykaże w tym interes prawny (należy do wglądu przedstawić stosowny dokument).

Osoba ubiegająca się o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego winna złożyć podanie

Opłaty skarbowe za wydanie odpisów aktów stanu cywilnego:

• odpis zupełny aktu stanu cywilnego – 33 zł
• odpis skrócony aktu stanu cywilnego – 22 zł

należy dokonać w ciągu 21 dni od dnia sporządzenia karty urodzenia dziecka. Jeżeli dziecko urodziło się martwe, zgłoszenia takiego zdarzenia należy dokonać w ciągu 3 dni.

Rodzice dziecka, nadając mu imię winni pamiętać, że przepisy prawa zezwalają na nadanie nie więcej niż dwóch imion.

Do zgłoszenia urodzenia dziecka zobowiązani są:

ojciec, matka lub inna osoba upoważniona przez rodziców. Upoważnienie winno być udzielone na piśmie

Wymagane dokumenty do sporządzenia aktu urodzenia noworodka:

• pochodzącego z małżeństwa
• dowody osobiste rodziców dziecka
• pochodzącego od kobiety nie pozostającej w związku małżeńskim (panna)
• dowód osobisty matki dziecka

Jeżeli dziecko ma być uznane przez ojca, rodzice dziecka (muszą być pełnoletni- ukończone 18 lat) winni zgłosić się razem. Ojciec dziecka musi posiadać dowód osobisty. Jeżeli ojcem dziecka jest cudzoziemiec winien posiadać paszport, dowód osobisty. Przy składaniu oświadczenia przez cudzoziemca nieznającego biegle jęz. polskiego musi być obecny tłumacz przysięgły.

• pochodzącego od kobiety rozwiedzionej
• dowód osobisty matki dziecka

Jeżeli od uprawomocnienia się wyroku rozwodowego minęło 300 dni, dziecko może być uznane przez biologicznego ojca, który winien zgłosić się z dowodem osobistym z matką dziecka.

• pochodzącego od wdowy
• dowód osobisty matki dziecka

Jeżeli od zgonu męża minęło 300 dni, dziecko może być uznane przez biologicznego ojca, który winien zgłosić się z dowodem osobistym z matką dziecka.

oświadczenie o nadaniu dziecku nazwiska męża matki składa się w USC, jeżeli matka małoletniego dziecka zawarła małżeństwo z mężczyzną, który nie jest biologicznym ojcem tego dziecka. Jeżeli dziecko ukończyło 13 lat, do nadania nazwiska potrzebna jest zgoda dziecka. Nadanie nazwiska męża matki jest dopuszczalne, jeżeli nosi ono nazwisko matki. Osoby zgłaszające się celem złożenia stosownego oświadczenia winny zgłosić się z dowodami osobistymi. Dziecko, którego zgoda jest potrzebna do nadania nazwiska winno również posiadać dokument stwierdzający tożsamość.

Nie może zawrzeć małżeństwa osoba nie mająca ukończonych 18 lat, jednakże z ważnych powodów sąd może zezwolić na zawarcie małżeństwa przed ukończeniem 18 roku życia.

Małżeństwo może być zwarte po upływie miesiąca od momentu, kiedy osoby zamierzające je zawrzeć złożyły  pisemne zapewnienie, że nie wiedzą o istnieniu okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa.

Wydanie zaświadczenia do ślubu wyznaniowego następuje w dniu złożenia wymaganych dokumentów. Zaświadczenie traci moc po upływie 6 miesięcy od jego wydania.

W obu przypadkach wymagana jest osobista obecność obojga przyszłych małżonków.

Niezbędne dokumenty do zawarcia związku cywilnego lub wyznaniowego:

• dowody osobiste (do wglądu)

W przypadku, gdy jedną z osób jest cudzoziemiec:

• dokument stwierdzający, że zgodnie z właściwym prawem może zawrzeć małżeństwo wraz z tłumaczeniem, chyba że na podstawie przepisów ustawy z dnia 04 lutego 2011 r. – Prawo prywatne międzynarodowe (Dz. U. Nr 80, poz. 432 oraz z 2014 r. poz. 827) jego możność zawarcia małżeństwa jest oceniana na podstawie prawa polskiego./Jeżeli otrzymanie tego dokumentu napotyka trudne do przezwyciężenia przeszkody, sąd rejonowy w postępowaniu nieprocesowym na wniosek cudzoziemca może go zwolnić od złożenia takiego dokumentu,
• odpisy aktów w zależności od stanu cywilnego (akt urodzenia, akt małżeństwa z adnotacją o jego ustaniu lub akt małżeństwa z dokumentem potwierdzającym jego ustanie, akt zgonu poprzedniego małżonka) wraz z tłumaczeniem na język polski dokonanym przez tłumacza przysięgłego,
• w przypadku cudzoziemca, który nie posługuje się językiem polskim wymagana obecność tłumacza przysięgłego przy składaniu zapewnienia.

Opłata skarbowa:

• 84,00 zł za sporządzenie aktu małżeństwa należy wpłacić na konto Urzędu Stanu Cywilnego, w którym sporządzony będzie akt małżeństwa, w przypadku USC w Sztumie opłaty dokonuje się na miejscu
• zawarcie małżeństwa poza lokalem USC-na wniosek stron. Opłata dodatkowa 1000 zł. z wyłączeniem ślubów zawieranych w szpitalu lub zakładzie karnym

W dniach od poniedziałku do piątku śluby udzielane są od godz. 15.00, a w soboty od godz. 11.00 co pół godziny.

W dniu ślubu nupturienci i świadkowie muszą mieć ze sobą dowody osobiste. Świadkowie muszą być pełnoletni.

nr konta bankowego Urzędu

Jeżeli małżeństwo zostało rozwiązane przez rozwód, małżonek rozwiedziony może powrócić do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa. Oświadczenie takie może złożyć w dowolnym USC w ciągu trzech miesięcy od uprawomocnienia się wyroku rozwodowego. Po upływie tego terminu nazwisko można zmienić tylko decyzją administracyjną.

Obywatel polski zamierzający zawrzeć małżeństwo za granicą może otrzymać zaświadczenie stwierdzające, że zgodnie z prawem polskim może on zawrzeć małżeństwo.

Wymagane dokumenty:

• dowód osobisty (do wzglądu)
• dokument potwierdzający stan cywilny przyszłego małżonka

Do wpisania zagranicznego aktu stanu cywilnego niezbędny jest

• odpis zagranicznego aktu stanu cywilnego z jego tłumaczeniem na język polski dokonanym przez tłumacza przysięgłego - w przypadku, gdy odpis zagraniczny jest wydany na druku wielojęzycznym zgodnie z konwencją podpisaną w Wiedniu 8 września 1976 r. tłumaczenie nie jest wymagane;
• w przypadku, gdy zagraniczny akt nie posiada wszystkich danych, zawartych w polskim dokumencie, niezbędne są w przypadku małżeństwa – oświadczenie od obywatela polskiego o noszonym nazwisku po zawarciu związku małżeńskiego, jeżeli akt zagraniczny nie określa tego nazwiska, poświadczone przez konsula, jeżeli osoba nie składa wniosku osobiście,

Osoba występująca z podaniem o wpisanie zagranicznego aktu może go złożyć osobiście w wybranym urzędzie stanu cywilnego  lub w konsulacie polskim za granicą, która będzie pośredniczył w załatwieniu sprawy.

należy dokonać najpóźniej w ciągu 3 dni od dnia sporządzenia karty zgonu. Jeżeli zgon nastąpił wskutek choroby zakaźnej w ciągu 24 godzin od zgonu.

Jeżeli zgon nastąpił na terenie gminy Sztum osoba uprawniona do zgłoszenia(małżonek lub dzieci, najbliżsi krewni lub powinowaci, osoby zamieszkałe w lokalu, w którym nastąpił zgon, itp.) winna zgłosić się do tut. urzędu :

• z kartą zgonu wystawioną przez lekarza,
• dowodem osobistym osoby zmarłej,
• książeczką wojskową osoby zmarłej (jeżeli posiadała),
• dowodem osobistym osoby zgłaszającej.

 Do USC warto wstawić wnioski do druku dla ewidencji ludności